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Gewinn-Ermittlung

Wenn Sie ausschließlich Einkünfte als freie/r DienstnehmerIn oder aus einem Werkvertrag haben, müssen Sie erst dann Einkommenssteuer zahlen, wenn Ihr Jahresgewinn insgesamt mehr als 11.000 Euro beträgt. Steuerpflichtig ist allerdings nur der Gewinn, also die Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

Der Gewinn wird mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung errechnet, die der Einkommensteuererklärung beizulegen ist (Formular E 1a oder E 1a-K).

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Als Betriebseinnahmen gelten:

  • Honorare (vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und ohne Umsatzsteuer)
  • Kostenersätze, die Sie von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber erhalten (z. B. Fahrkostenersätze)
  • bei freien Dienstverträgen: Beiträg zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber zahlt

Bei den Betriebsausgaben ist zwischen den tatsächlichen Betriebsausgaben, die mit einer vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geltend gemacht werden, und den pauschalen Betriebsausgaben zu unterscheiden.

Tatsächliche Betriebsausgaben

Im Rahmen der Vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden dem Finanzamt neben den Einnahmen auch die tatsächlichen Betriebsausgaben mitgeteilt. Es werden also jene Betriebsausgaben steuermindernd geltend gemacht, die mit Belegen nachweisbar sind. Als Betriebsausgaben gelten zum Beispiel:

  • die von Ihnen bezahlten oder vom Auftraggeber bzw. der Auftraggeberin einbehaltenen Sozialversicherungsbeiträge
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • Fahrtkosten, Tages- oder Nächtigungsgelder für Dienstreisen
  • Arbeitsmittel, z. Computer, Internet, Geräte
  • Weitergegebene Honorare
  • Ausbildungs-, Fortbildungs- oder Umschulungskosten  
Achtung!

Einnahmen sind erst dann steuerpflichtig, wenn sie tatsächlich beim Empfänger eingegangen sind und nicht, wenn die Honorarnote gestellt wird. Das Gleiche gilt für Ausgaben, die erst dann steuerlich abzusetzen sind, wenn sie tatsächlich bezahlt worden sind.

Pauschalierte Betriebsausgaben

Viele freie DienstnehmerInnen oder WerkvertragsnehmerInnen haben keine oder nur geringe tatsächliche Betriebsausgaben. Für sie gibt es die Möglichkeit, Betriebsausgaben pauschal anzusetzen. Dadurch wird der steuerpflichtige Gewinn gemindert und Sie müssen weniger Steuer zahlen.

Das Ganze funktioniert einfach mit der Beilage E1a oder E1a-K zur Einkommenssteuererklärung, indem die selbst errechneten pauschalen Ausgaben ins entsprechende Feld im Formular eingetragen werden. Einen extra Antrag beim Finanzamt müssen Sie nicht stellen.

Sie können das Betriebsausgabenpauschale allerdings nur dann geltend machen, wenn Ihr Umsatz des Vorjahres unter 220.000 Euro liegt und Sie den Gewinn in Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln und nicht in Form einer Bilanz.

Achtung!

Sie können jederzeit von der Betriebsausgabenpauschalierung zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wechseln. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie in einem Kalenderjahr betriebliche Ausgaben haben, die höher als das Betriebsausgaben-Pauschale sind. Allerdings müssen Sie dann innerhalb der nächsten fünf Jahre bei der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleiben.

Wie hoch ist das Betriebsausgabenpauschale?

  • 12% generell für alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und Einkünfte aus Gewerbebetrieben; Obergrenze: max. 26.400 Euro. 
  • 6% für freiberufliche oder gewerbliche Einkünfte aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung oder aus einer Tätigkeit als SchriftstellerIn, Vortragende/r, WissenschaftlerIn, Unterrichtende/r und ErzieherIn; Obergrenze: max. 13.200 Euro.                                                                                            
Achtung!

Sind die tatsächlichen Betriebsausgaben (z.B. Miete für Büro, Telefon, Werbung, Büroausgaben, Reisekosten etc.) höher als das Pauschale, können selbstverständlich die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Wie berechnet man das Pauschale?

  • Zunächst werden die Einnahmen auf Grund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe festgestellt. Die Einnahmen sind das Honorar vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne Umsatzsteuer. Außerdem zählen auch Kostenersätze, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber erstattet und die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber bezahlt, zu den Einnahmen.
  • Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, werden nur die Nettoeinnahmen herangezogen.
  • Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 6 % bzw. 12 % der Nettoeinnahmen angesetzt.

Sonstige Abschreibposten neben dem Pauschale              

  • die bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • Ausgaben für Löhne einschließlich Lohnnebenkosten, Fremdlöhne und Waren

Gewinnfreibetrag

Vom Gewinn, also von den Einnahmen minus der tatsächlichen oder pauschalen Betriebsausgaben, zieht Ihnen das Finanzamt noch einen Gewinnfreibetrag von 13 % ab. Das reduziert Ihre Steuerbemessungsgrundlage und daher auch die zu zahlende Einkommensteuer. Nähere Informationen zum Gewinnfreibetrag finden Sie hier.  

Beispiel 1 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben

Ein Angestellter verdient monatlich 800 Euro als freier Dienstnehmer dazu. Davon behält die Arbeitgeberin Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 116,96 Euro ein. Außerdem muss die Arbeitgeberin noch Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse einzahlen. Diese stellen ebenfalls Einnahmen für den freien Dienstnehmer da, können aber auch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sie betragen für diesen freien Dienstnehmer monatlich 12,24 Euro. 

Er macht im Rahmen der Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Betriebsausgaben geltend. Er hat Fortbildungskosten von 956 Euro und Ausgaben für Fachliteratur von 90 Euro. Seine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lautet:

Honorar12 x 800 Euro = 9.600 Euro
plus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 12,24 Euro = 146,88 Euro
Einnahmen gesamt9.746,88 Euro
minus Fortbildungskosten956 Euro
minus Fachliteratur90 Euro
minus einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge12 x 116,94 Euro = 1.403,52 Euro
minus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 12,24 Euro = 146,88 Euro
Gewinn7.150,48 Euro
minus Gewinnfreibetrag7.150,48 Euro x 0,13 = 929,56 Euro
Steuerpflichtige Einkünfte6.220,92 Euro


Die steuerpflichtigen Einkünfte von 6.220,92 Euro sind in der Einkommensteuererklärung unter dem Punkt 8 bzw. 9 (Einkünfte aus Gewerbebetrieb bzw. selbstständiger Arbeit als Einzelunternehmer) einzutragen. Dieser Betrag wird letztendlich gemeinsam mit den Einkünften aus der Anstellung versteuert.

Beispiel 2 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Betriebsausgabenpauschale

Eine freie Dienstnehmerin hat ein Honorar vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge in der Höhe von 2.000 Euro. Davon werden Ihr vom Auftraggeber 352,40 Euro an Sozialversicherungsbeiträgen einbehalten. Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber noch Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse von 30,60 Euro. Sie hat außer der Sozialversicherungs- und Mitarbeitervorsorgekassenbeiträge keine weiteren Betriebsausgaben und macht daher die Betriebsausgabenpauschale von 12 % geltend. 

Honorar12 x 2.000 Euro =24.000 Euro
plus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 30,60 Euro =367,20 Euro
Einnahmen gesamt24.367,20 Euro
minus pauschale Betriebsausgaben24.367,20 Euro x 0,12 = 2.924,06 Euro
minus einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge12 x 352,40 Euro = 4.228,80 Euro
minus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 30,60 Euro = 367,20 Euro
Gewinn16.847,14 Euro
minus Gewinnfreibetrag16.847,14 Euro x 0,13 = 2.190,13 Euro
Steuerpflichtige Einkünfte14.657,01 Euro

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte betragen 14.657,01 Euro. Von diesem Betrag wird ihr die Einkommensteuer vorgeschrieben.

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