KassaverwalterIn

In der konstituierenden Sitzung ist aus dem Kreis der Betriebsratsmitglieder ein/e KassaverwalterIn zu wählen. Besteht der Betriebsrat aus drei Mitgliedern, so darf die/der KassaverwalterIn nicht gleichzeitig BRV oder BRV-Stv. sein. Der/die KassaverwalterIn hat die Aufzeichnungen über die gesamte Gebarung des BRF zu führen, den Zahlungsverkehr abzuwickeln und für die sichere Verwahrung der Fondsmittel zu sorgen.

Die Gebarung des BRF

Die Form der Aufzeichnungen obliegt der/dem KassaverwalterIn, es muss jedoch eine jederzeitige Überprüfbarkeit der gesamten Gebarung des BRF gewährleistet sein. Da es keine Regelungen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist der BRF-Dokumente gibt, sollten die Unterlagen zumindest für einen Zeitraum von sieben Jahren aufbewahrt werden. Im Übrigen sollte man - wie auch bei den Aufzeichnungen selbst – die „Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns“ anwenden.

Aufzeichnungen sollten daher in vollständiger und übersichtlicher Weise, in der zeitlich richtigen Reihenfolge und getrennt nach Einnahmen und Ausgaben erfolgen. Darüber hinaus sind auch die Verzeichnisse über Bankguthaben zu führen und allenfalls Inventarlisten, soweit auch Sachwerte vorhanden sind. 

Keine Buchung ohne Beleg! Das heißt, jede Einnahme und jede Ausgabe muss durch einen Originalbeleg gedeckt sein. Liegt in Ausnahmefällen ein Originalbeleg aufgrund des Zahlungsvorganges nicht vor, so hat die/der KassaverwalterIn einen Hilfsbeleg anzufertigen. 

Ein Beleg ist üblicherweise durch folgende Merkmale gekennzeichnet: 

• eine Belegnummer
• das Datum der Ein- oder Auszahlung
• die Höhe des Betrages (in Ziffern und Worten)
• den Zweck der Zahlung
• den Namen und die Anschrift der Einzahlerin/des Einzahlers oder der Empfängerin/des Empfängers
• die Unterschrift der Einzahlerin/des Einzahlers oder der Empfängerin/des Empfängers
• die Unterschrift der/des Betriebsratsvorsitzenden und der  KassaverwalterIn/des Kasserverwalters 

Im Kassabuch sind alle Gebarungsvorgänge anhand der Belege täglich fortlaufend zu erfassen. Um die Überprüfbarkeit der Gebarung des BRF zu gewährleisten, sollte das Kassabuch monatlich abgeschlossen werden. 

Zahlungsverkehr

Zum Zahlungsverkehr gehört nicht nur die korrekte Auszahlung von Fondsmittel (nach Beschlussfassung des BR, Anweisung des BRV zur Zahlung und Gegenzeichnung durch KassaverwalterIn) sondern auch die Überwachung der Einnahmen. Sie/er hat dafür Sorge zu tragen, dass Zahlungen (z.B. die BRU) und sonstige Leistungen, auf welche der BRF Anspruch hat, termingerecht und ziffernmäßig richtig eingehen. 

Verwahrung der Geldmittel

Da für laufende Ausgaben des BR häufig Barmittel benötigt werden, hat die/der KassaverwalterIn das Bargeld in einem versperrbaren Behälter sicher zu verwahren und jederzeit verfügbar zu halten. Geldmittel des BRF, die nicht für den laufenden Bedarf benötigt werden, sind von der Kassaverwalterin/vom Kassaverwalter bei einem geeigneten Geld- oder Kreditinstitut einzulegen. Dazu bedarf es natürlich eines Beschlusses des BR. 

Kontrolle durch Betriebsrat

Zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Gebarung des BRF sieht das Gesetz nicht nur die interne Kontrolle durch RechnungsprüferInnen und die externe Kontrolle durch Arbeiterkammer vor, sondern bindet auch den Betriebsrat als Kollegialorgan und die einzelnen Betriebsratsmitglieder ein:  

• BR als Kollegialorgan kann einen Kassaabschluss verlangen
• Betriebsratsvorsitzende/r darf jederzeit die Aufzeichnungen und den Kassastand überprüfen (das Ergebnis ist dem BR mitzuteilen)
• jedes Betriebsratsmitglied darf sich über die maßgeblichen Umstände der Fondsverwaltung informieren (dieses Recht ergibt sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Tatsache, dass bei nicht ordnungsgemäßer Verwendung von Mitteln, auch jedes einzelne Mitglied haftet; dies ist durch Judikatur abgesichert)
• bei jedem Wechsel in der Person der Kassaverwalterin/des Kasserverwalters ist ein Kassaabschluss vorzunehmen 

Alle Kontrollmaßnahmen können aber nur ihre Wirkung entfalten, wenn den entsprechenden Kontrollpflichten auch nachgekommen wird! 

Rechtsgrundlage: §§ 6-7 BRF-VO, § 10 Abs. 5 BR-GO